SharePoint-Listen als CRM-Datenbank: Wann das funktioniert – und wann nicht

Warum Listen unterschätzt werden

SharePoint-Listen haben einen Ruf aus dem Jahr 2010. Heute bieten sie Versionierung, Spaltenberechtigungen, Lookup-Beziehungen, Indizes, REST- und Graph-API, Power-Automate-Trigger und Power-BI-Anbindung – ohne zusätzliche Lizenz.

Wann Listen die richtige Wahl sind

• Bis etwa 50.000 Einträge pro Liste mit sinnvollen Indizes
• Klare Rollen über Entra-ID-Gruppen
• Prozesse mit Dokumentenbezug (Angebote, Verträge, Briefings)
• Teams, die in Microsoft 365 arbeiten und dort bleiben wollen

Wann Dataverse oder eine Datenbank besser passt

• Komplexe relationale Modelle mit vielen Verknüpfungen
• Sehr hohe Schreiblast oder Millionen Datensätze
• Anforderungen an Transaktionen über mehrere Tabellen
• Externe Nutzer außerhalb des Tenants

Unsere Empfehlung

Für CRM- und Projekt-Tools in Teams zwischen 5 und 250 Personen starten wir fast immer mit Listen. Das Datenmodell entwerfen wir so, dass ein späterer Umzug nach Dataverse ohne Änderung der Oberfläche möglich ist.